Niemand in unserem Vorstand hatte je laut die Frage gestellt: Wo geht das Geld eigentlich hin?
Wir kannten die monatliche Gebühr. 0,85 € pro Quadratmeter, eingezogen von 30 Wohnungen in einem Plattenbau aus der Sowjetzeit in Āgenskalns. Dieser Teil war vertraut. Was keiner von uns sagen konnte — nicht der Vorsitzende, nicht der Kassierer, nicht die drei, die ein Jahrzehnt im Vorstand saßen — war, wie sich das Geld über das Jahr verteilte. Heizung? Fahrstuhl? Versicherung? Die vage Position namens „administrācija“, die alles aufzusaugen schien, was übrig blieb?
Also setzte ich mich im letzten Dezember mit einem Jahr Kontoauszügen, einer Tabelle und einem einigermaßen starken Kaffee hin und erstellte die Aufschlüsselung. Das habe ich gefunden.
Die Headline-Zahl
Für 2024 zog unsere Gemeinschaft mit 30 Wohnungen 31.200 € an Eigentümergebühren ein. Dazu 4.100 € aus der Rücklagenübertragung, plus ein kleines Guthaben von 620 € aus einer einmaligen Dachförderung der Rigaer Stadtverwaltung für energieeffizienznahe Arbeiten (wir sind nicht für das volle Renovierungsprogramm berechtigt, aber es gibt Teilzuschüsse unter den Altum-gestützten Schemata). Gesamt verfügbar: rund 35.900 €.
Ende des Jahres hatten wir 34.700 € ausgegeben. Wir schlossen das Jahr mit 1.200 € Plus ab, was nett klingt, bis man merkt, dass das etwa drei Wochen Februarheizung sind.
Die Kategorien (und was sie eigentlich bedeuten)
Hier ist die Verteilung, der Größe nach geordnet. Ich spare Ihnen das Tortendiagramm — Tortendiagramme lügen darüber, wie klumpig diese Zahlen wirklich sind.
Heizung und Warmwasser: 11.800 € (34 %). Die größte Einzelpostion und die am wenigsten kontrollierbare. Unser Gebäude ist an Rīgas Siltums-Fernwärme angeschlossen, was bedeutet, wir wählen nicht den Lieferanten und verhandeln nicht den Tarif. Was wir tun können: die Steigleitungen bilanzieren — wenn ein Treppenhaus heiß und ein anderes kalt läuft, öffnen sich die Thermostatventile in den heißen Wohnungen und verschleudern Wärme, während die kalten aufdrehen und sich beschweren. Wir gaben 420 € für die Neubilanzierung im März aus. Es hatte sich bis November amortisiert.
Fahrstuhl: 6.900 € (20 %). Dieser schmerzte. Ein Fahrstuhl von 1972 in einem 5-Stockwerk-Gebäude ist keine „Wartungs“-, sondern eine „kontrollierter Verfall“-Position. Der reguläre Servicevertrag kostet 280 €/Monat. Die anderen 3.540 € waren zwei Notfalleinsätze (480 € und 620 €, dieselben, die unser Audit auslösten) plus eine Überraschung von 2.200 € für einen Kohlebürstenwechsel, den wir nicht kommen sahen. Der Fahrstuhletat ist die Position, die mir das Wort neplānoti — ungeplant — lehrte.
Reparaturen und Wartung: 5.300 € (15 %). Rohrleitungsläcks, ein kaputter Türschließer am Eingang, Kellerentwässerungsreinigung, Dachrinenreinigung im Herbst, die Brandschutztürschließer, die unser Audit bemängelte. Nichts Glamouröses. Diese Position wächst, wenn man sie aufschiebt, und schrumpft, wenn man aufpasst. Wir waren dieses Jahr einmal aufmerksam.
Verwaltung: 4.600 € (13 %). Diese Position versteht niemand, also packe ich sie aus. Sie deckt Buchhaltung (wir vergeben an eine kleine Firma in Pārdaugava, 120 €/Monat), Bankgebühren, die Koordinationsgebühr des Immobilienmanagers, Rechtsberatung für den einen Eigentümer, der sechs Monate nicht zahlte, und Porto für Vorstandssitzungen. Das Label „administrācija“ ist der Ort, an dem Misstrauen wohnt, weil es intransparent ist. Die Lösung ist einfach: In der Jahresberichterstattung in Unterpositionen aufteilen. Misstrauen stirbt im Tageslicht.
Versicherung: 1.400 € (4 %). Gebäudeversicherung, Haftpflicht und eine kleine Vermögensschadenhaftpflicht für den Vorstand (ja, das gibt es, und ja, die wollen Sie, wenn Sie dienen). Lettisches Gesetz schreibt keine Gebäudeversicherung für Wohnungseigentümergemeinschaften vor, aber versuchen Sie mal, eine Hypothek auf eine Wohnung in einem unversicherten Gebäude zu bekommen — die Bank wird nein sagen.
Reinigung und Gelände: 2.400 € (7 %). Treppenhausreinigung zweimal im Monat, Hofpflege, Schneeräumung im Winter. Diese Position spüren Eigentümer am direktesten, was bedeutet, dass es auch die Position ist, über die sie sich am meisten beschweren.
Rücklagefondsbeitrag: 2.300 € (7 %). Das ist der Teil, der früher 0 € war. Wir haben ihn nach dem Audit erhöht. Es reicht noch immer nicht, aber es ist eine Zahl, die steigt statt flach zu bleiben, und das ist das ganze Spiel.
Das Muster, das ich nicht erwartete
Zwei Dinge fielen auf.
Erstens: Heizung plus Fahrstuhl waren 54 % des gesamten Budgets. Mehr als die Hälfte des Geldes floss an zwei Systeme, die wir nicht ersetzen und kaum kontrollieren können. Alles andere — die Reparaturen, die Reinigung, die Versicherung, die Verwaltung — kämpft um die restlichen 46 %. Das rahmt jedes Budgetgespräch neu. Wenn jemand fragt: „Warum können wir uns keinen neuen Bodenbelag im Eingang leisten“, ist die ehrliche Antwort: Weil der Fahrstuhl das Geld des Eingangs gefressen hat.
Zweitens: Die ungeplanten Kosten waren nicht zufällig. Beide Fahrstuhleinsätze passierten im selben Winter. Der Türschließer versagte in derselben Woche wie ein Treppenhausfensterleck. Ausfälle treten gehäuft auf — Kälte belastet alte Systeme gleichzeitig. Das bedeutet, ein Vorstand, der „durchschnittlich“ monatlich budgetiert, hat die falsche Zeiteinheit. Wir begannen nach Jahreszeit zu budgetieren, nicht nach Monat.
Was ich einem neuen Kassierer sagen würde
Wenn Ihnen gerade die Bücher Ihrer Gemeinschaft übergeben wurden, drei Dinge, in dieser Reihenfolge:
Lassen Sie die Heizsteigleitungen vor dem Winter bilanzieren. Das ist die günstigste Euro-für-Euro-Einsparung im Gebäude.
Verlangen Sie eine Unterpositionenaufschlüsselung von „administrācija“. Wenn der Buchhalter sich weigert, suchen Sie einen anderen. Intransparenz in dieser Position ist, wie sich kleine Betrügereien verbergen.
Eröffnen Sie den Rücklagefonds, bevor Sie ihn brauchen. Das Audit zeigte uns eine 20-Jahres-Capex-Prognose von 75.000 €. Ein Rücklagefonds, der bei null beginnt und um 2.300 € pro Jahr wächst, wird nie aufholen. Die Mathematik funktioniert nur, wenn Sie früh anfangen und nach Plan erhöhen, nicht wenn etwas kaputtgeht.
Die ehrliche Version
Unser Budget ist kein Modell. Es ist eine Momentaufnahme eines Gebäudes, eines Jahres, einer Entscheidungskonstellation. Ihr Heizungstarif, Ihr Fahrstuhlalter, Ihr Rücklagefondsstand — alles anders. Aber die Proportionen wahrscheinlich nicht. Heizung und Fahrstuhl werden dominieren. Die Verwaltungsposition wird intransparent bleiben, bis Sie sie transparent machen. Und der Rücklagefonds wird sich optional anfühlen — bis zu dem Winter, in dem er es nicht mehr ist.
Wenn Sie in einem Vorstand in Riga oder Tallinn sitzen und diese Aufschlüsselung nie erstellt haben, tun Sie es diesen Monat. Es dauerte einen Nachmittag. Es veränderte, wie ich über jede Abstimmung denke, die wir durchführen.
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