Mūsu valdē neviens nekad nebija uzdevis šo jautājumu skaļi: kur īsti aiziet nauda?
Mēs zinājām ikmēneša maksu. €0,85 par kvadrātmetru, ko iekasē no 30 dzīvokļiem padomju laika paneļu ēkā Āgenskalnā. Šī daļa bija pazīstama. Ko neviens no mums nevarēja pateikt — ne priekšsēdētājs, ne kasieris, ne trīs cilvēki, kas valdē bija nostrādājuši desmit gadu — bija tas, kā šī nauda sadalās gada laikā. Apkure? Lifts? Apdrošināšana? Vājais posteņu nosaukums „administrācija", kas šķita vienmēr absorbējot to, kas palicis pāri?
Tāpēc pagājušajā decembrī es apsēdos ar gada bankas izrakstiem, izklājlapu un samērā stipru kafiju, un uzbūvēju sadalījumu. Lūk, ko es atradu.
Skaitlis, kas svarīgs
- gadā mūsu 30 dzīvokļu apvienība iekasēja €31 200 īpašnieku maksājumos. Pievienojiet €4100 no rezerves fonda pārnesuma, plus mazu €620 kredītu no vienreizēja jumta subsīdijas, ko Rīgas pašvaldība piedāvā ar energoefektivitāti saistītiem darbiem (mēs neesam tiesīgi uz pilnu renovācijas programmu, bet daļēji granti pastāv Altum atbalstīto shēmu ietvaros). Kopā pieejams: aptuveni €35 900.
Līdz gada beigām bijām iztērējuši €34 700. Gadu noslēdzām ar €1200 pluss, kas izklausās labi, līdz saprotat, ka tas ir aptuveni trīs februāra apkures nedēļas.
Kategorijas (un ko tās patiešām nozīmē)
Lūk sadalījums, lieluma secībā. Esiet iežēlos jūs no tortes diagrammas — tortes diagrammas melo par to, cik viļņoti šie skaitļi patiesībā ir.
Apkure un karstais ūdens: €11 800 (34%). Lielākā atsevišķā pozīcija un vismazāk kontrolējamā. Mūsu ēka ir Rīgas Siltums centralizētajā siltumapgādē, kas nozīmē, ka mēs neizvēlamies piegādātāju un neviemos par tarifu. Ko mēs varam darīt, ir līdzsvarot stāvvadi — ja viens kāpņu telpa ir karsta un otrauk auksta, termostata vārsti karstajos dzīvokļos atveras un izlaiž siltumu, kamēr aukstie pagriežas un sūdzas. Mēs iztērējām €420 uz līdzsvarošanu martā. Tas atpelnījās līdz novembrim.
Lifts: €6900 (20%). Šis sāpēja. 1972. gada lifts 5 stāvu ēkā nav „apkopes" posteņa, tas ir „kontrolēta norieta" posteņa. Rutīnas servisa līgums ir €280 mēnesī. Pārējie €3540 bija divi izsaukumi (€480 un €620, tie paši, kas izraisīja mūsu auditu) plus negaidīti €2200 motoru suku nomaiņai, ko mēs nebijām gaidījuši. Lifta budžets ir tā pozīcija, kas iemācīja man vārdu neplānoti — neplānoti.
Remonts un uzturēšana: €5300 (15%). Santehnikas noplūdes, salauzta ieejas durvju slēdzenes aizvērējs, pagraba notekas tīrīšana, noteku tīrīšana rudenī, ugunsdurvju aizvērēji, ko mūsu audits atzīmēja. Nekā krāšņa. Šī ir pozīcija, kas aug, ja to atliekat, un samazinās, ja to sekot līdzi. Šogad mēs sekojām līdzi, vienreiz.
Administrācija: €4600 (13%). Šī ir pozīcija, ko neviens nesaprot, tāpēc ļaujiet man to izpakot. Tā sedz grāmatvedību (mēs piesaistām mazu firmu Pārdaugavā, €120 mēnesī), bankas maksas, īpašumu pārvaldnieka koordinācijas maksu, juridisko padomu vienam īpašniekam, kas sešus mēnešus atteicās maksāt, un valdes sapulču pastu. „Administrācijas" etiķete ir tur, kur dzīvo aizdomas, jo tā ir necaurskatāma. Risinājums ir vienkāršs: sadaliet to apakšposteņos gada pārskatā. Aizdomas mirst dienasgaismā.
Apdrošināšana: €1400 (4%). Ēkas apdrošināšana, atbildība un maza valdes un amatpersonu polise (jā, tāda eksistē, un jā, jūs to vēlaties, ja kalpojat). Latvijas likums neprasa ēkas apdrošināšanu dzīvokļu apvienībām, bet mēģiniet saņemt hipotēku uz dzīvokli neapdrošinātā ēkā — banka teiks nē.
Tīrīšana un teritorija: €2400 (7%). Kāpņu telpas tīrīšana divas reizes mēnesī, pagalma uzturēšana, sniega tīrīšana ziemā. Šī ir pozīcija, kur īpašnieki jūt vērtību visdirectāk, kas nozīmē, ka tā ir arī pozīcija, par ko viņi visvairāk sūdzas.
Rezerves fonda iemaksa: €2300 (7%). Šī ir daļa, kas kādreiz bija €0. Mēs to paaugstinājām pēc audita. Tā joprojām nav pietiekami, bet tas ir skaitlis, kas aug, nevis paliek vienāds, un tas ir visa spēles pamats.
Musteris, ko es negaidīju
Divas lietas pievērsa uzmanību.
Pirmkārt, apkure plus lifts bija 54% no visa budžeta. Vairāk nekā puse naudas aizgāja uz divām sistēmām, ko mēs nevaram nomainīt un tikko varam kontrolēt. Viss pārējais — remonts, tīrīšana, apdrošināšana, admin — cīnās par atlikušajiem 46%. Tas pārveido katru budžeta sarunu. Kad kāds saka „kāpēc mēs nevaram atļaut jaunu vestibilu grīdu", godīgā atbilde ir: tāpēc, ka lifts apēda vestibila naudu.
Otrkārt, neplānotās izmaksas nebija nejaušas. Abi lifta izsaukumi notika vienā ziemā. Durvju aizvērējs sabruka tai pašā nedēļā, kad kāpņu telpas logā bija noplūde. Bojājumi salācas — aukstais laiks vienlaikus spējina vecās sistēmas. Kas nozīmē, ka valde, kas budžetē „vidēji" mēnesī, budžetē nepareizo laika vienību. Mēs sākām budžetēt pēc sezonas, nevis pēc mēneša.
Ko es teiktu jaunam kasierim
Ja jums tikko ir uzticētas grāmatas jūsu apvienībai, trīs lietas, secībā:
Līdzsvarojiet apkures stāvvadus pirms ziemas. Tas ir lētākais eiro-par-eiro ietaupījums ēkā.
Pieprasiet apakšposteņu sadalījumu „administrācijai". Ja grāmatvedis pretojas, atrodiet citu grāmatvedi. Necaurskatāmība šajā pozīcijā ir kā mazās krāpniecības slēpjas.
Atveriet rezerves fondu pirms tas vajadzīgs. Audits mums parādīja €75 000 divdesmit gadu kapitālo izdevumu prognozi. Rezerves fonds, kas sākas ar nulli un aug par €2300 gadā, nekadējās neatpelnīsies. Matemātika strādā tikai tad, ja sākat agri un paaugstināt pēc grafika, nevis kad kaut kas lūst.
Godīgā versija
Mūsu budžets nav modelis. Tas ir vienas ēkas, viena gada, vienu izvēļu momentuzņēmums. Jūsu apkures tarifs, jūsu lifta vecums, jūsu rezerves fondā bilance — viss atšķirīgs. Bet proporcijas drošvien nav. Apkure un lifts dominēs. Administrācijas pozīcija būs necaurskatāma, līdz padarīsit to caurskatāmu. Un rezerves fonds šķitīs neobligāts līdz tai ziemai, kad tas vairs nav.
Ja kalpojat valdē Rīgā vai Tallinā un nekad neesat uzbūvējuši šo sadalījumu, dariet to šomēnes. Tas prasīja man pēcpusdi. Tas mainīja to, kā es domāju par katru balsojumu, ko veicam.
Urbaneta palīdz plānot budžetus, sekot līdzekļiem un sagatavot pārskatus īpašu apsaimniekošanai Latvijā un Igaunijā — izmēģiniet bez maksas 14 dienas, bez kredītkartes.
