Ļaujiet man uzzīmēt bildi jums. Ir mēneša 3. datums. Jūs pārvaldat četas dzīvojamās ēkas Rīgā — 137 dzīvokļi kopā. Jums vajadzīgi komunālo skaitītāju rādījumi no katra mājsaimniecība pirms jūs varat aprēķināt rēķinus. Tāpēc jūs sūtāt WhatsApp ziņu 137 cilvēkiem. Daži atbild stundu laikā. Daži atbild pēc atgādinājuma. Vienpadsmit cilvēki neatbild vispār, un jūs pavadāt divas dienas, tos dzinot.
Tad jūs apsēžaties ar Excel. Jūs ievadāt 126 skaitītāju rādījumus manuāli. Jūs aprēķināt patēriņu katram dzīvoklim — elektrības dienas likme, elektrības nakts likme, aukstais ūdens, karstais ūdens, apkure. Jūs piemērojat tarifus. Jūs izveidojat 137 rēķinus. Jūs eksportējat tos uz PDF. Jūs izsūtāt tos pa e-pastu, vienu pēc otra, vai izdrukājat tos iedzīvotājiem, kuri nelieto e-pastu.
Tas ir trīs pilnas darba dienas. Katru mēnesi. Vienam īpašumu pārvaldniekam, kuru es pazīstu Tallinā, cikls bija vēl ļaunāks — viņa pārvaldīja sešas ēkas un pavadīja pirmo nedēļu katra mēneša pilnīgi komunālo maksājumu aprēķinos. Viņa to sauca par "tumšo nedēļu."
Tā ir problēma, ko komunālo maksājumu automatizācija patiesībā atrisina. Ne ar maģisku mākslīgo intelektu vai kādu futuristisku tehnoloģiju — ar vienkāršu programmatūru, kas noņem manuālās pārmaiņas starp rādījumu vākšanu, rēķinu aprēķināšanu un rēķinu sūtīšanu. Ļaujiet man sadalīt tieši, kā tas strādā, ko tas ietaupa un kāpēc vairākums īpašumu pārvaldnieku par ilgu gaida, lai to pieņemtu.
Trīs pārmaiņas, kas apēd jūsu laiku
Komunālo maksājumu aprēķini ir ķēde no trim manuālām pārmaiņām, un katra no tām ir laika patērētāja:
- Rādījumu vākšana no iedzīvotājiem → parasti 3-7 dienas ziņošanas, atgādināšanas un datu ievades.
- Patēriņa aprēķināšana un rēķinu ģenerēšana → 1-2 dienas izklājlapu darba, pakļauts pārrakstīšanas kļūdām.
- Rēķinu izplatīšana un maksājumu reģistrācija → 1-2 dienas e-pastu/drukāšanu, pēc tam nedēļas saskaņošanas.
Saskaitiet to un jūs skatāt uz 15-25 stundām mēnesī 50 dzīvokļu ēkai. 100+ dzīvokļiem vairākās ēkās tas var būt 30-40 stundas — būtībā nepilna laika amats, kas eksistē tikai tāpēc, ka pārmaiņas ir manuālas.
Automatizācija uzbrūk visām trim pārmaiņām vienlaicīgi. Ļaujiet man iziet cauri katrai.
1. solis: Rādījumi bez dzīšanas
Pirmā pārmaiņa — rādījumu vākšana — ir tā, ko lielākā daļa īpašumu pārvaldnieku ienīst visvairāk, jo tas ietver darbu ar cilvēkiem. Jūs ne tikai ievadāt skaitļus; jūs ganāt kaķus.
Automatizēta sistēma to aizstāj ar iedzīvotāju portālu. Katrs iedzīvotājs saņem kontu (vai unikālu saiti), kur viņš ievada savus skaitītāju rādījumus tieši. Galvenās funkcijas, kas to dara darbam:
Foto augšupielāde. Ne katrs iedzīvotājs zina, kurš skaitlis uz skaitītāja ir atbilstošais rādījums. Ļaujiet viņam augšupielādēt foto. Jūs to pārbaudāt, un, ja ievadītais skaitlis neatbilst tam, kas ir foto, jūs to izlabojat pirms rēķina izrakstīšanas. Tas noķer "es domāju, ka pēdējie trīs cipari bija decimāldaļas" problēmu, kas izraisa 80% rēķinu strīdu.
OCR izvilkšana. Dažas platformas tagad izmanto optiskās rakstzīmju atpazīšanu, lai nolasītu skaitītāju tieši no foto. Iedzīvotājs uzņem bildi, sistēma izvelk ciparus, un iedzīvotājs to apstiprina. Tas samazina "es nepareizi nolasīju skaitītāju" kļūdas gandrīz līdz nullei. Manā pieredzē, testējot to ar 40 dzīvokļu ēku Rīgā, OCR noķēra 12 transkripcijas kļūdas vienā norēķinu ciklā, kas citādi būtu gājušas uz rēķinu.
Termiņi ar sekām. Iestatiet termiņu — mēneša 5. datumu, piemēram. Sūtiet automātisku atgādinājumu divas dienas pirms. Iedzīvotāji, kuri iesniedz laikā, saņem rēķinus par faktisko patēriņu. Visi pārējie saņem aplēsu, pamatojoties uz to trīs mēnešu ritošo vidējo. Kad viņi galu galā iesniedz īstu rādījumu, nākamais rēķins pielāgojas automātiski. Tieši tā Sadales tīkls apstrādā elektrības rēķinus Latvijā, tāpēc iedzīvotāji jau ir pazīstami ar modeli.
"Nav dzīšanas" noteikums. Kad sistēma apstrādā atgādinājumus un aplēses, jūs pārstājat ziņot cilvēkiem. Iedzīvotāji, kuri sadarbojas, iesniedz laikā. Tie, kuri nedarbojas, saņem aplēstos rēķinus. Nevienam nav jāpavada otrdienas pēcpusdve, zvanot sešpadsmit cilvēkiem, lai prasītu ūdens skaitītāja rādījumus.
Tallinas piemērā, ko es minēju iepriekš, īpašumu pārvaldnieks samazināja no piecām dienām rādījumiem uz aptuveni divām stundām — vienkārši pārskatot fotogrāfijas un apstiprinot OCR izvilktās vērtības. Tas nav margināls uzlabojums. Tas ir strukturāla izmaiņa tam, kā darbs strādā.
2. solis: Ļaujiet sistēmai darīt matemātiku
Otrā pārmaiņa — aprēķini — ir kur Excel formulas dzīvo vai mirst. Ja jums ir vienkārša ēka ar vienu elektrības skaitītāju uz dzīvokli un vienmērīgu tarifu, matemātika ir vienkārša. Bet lielākā daļa Baltijas ēku nav vienkāršas.
Jums ir dienas/nakts elektrības likmes (Sadales tīkls maksā atšķirīgi diennakts sadalītam lietotājam — dienas likme vs. nakts likme). Jums ir aukstais ūdens un karstais ūdens kā atsevišķi skaitītāji. Jums ir apkure, kas ir vai nu mērīta uz dzīvokli vai sadalīta pēc koplietošanas telpu daļas. Jums ir koplietošanas telpu elektrība, kas jāsadala proporcionāli. Jums ir PVN (21% Latvijā), kas piemērots dažiem maksājumiem un ne citiem.
Izklājlapa var apstrādāt visu to, bet katra formula ir potenciāls kļūdas punkts. Esmu redzējis ēku, kur karstā ūdens formula bija nepareiza astoņus mēnešus, pirms kāds to pamanīja — iedzīvotāji tika nepilnmaksāti par €4-7 mēnesī, un deficīts parādījās kā €15.000 saskaņošanas atšķirība gada beigās. Valdei bija jāizskaidro 38 īpašniekiem, kāpēc viņu decembra rēķins pēkšņi bija €60 lielāks.
Automatizētas rēķinu platformas to apstrādā, ļaujot konfigurēt tarifus vienreiz. Jūs definējat:
- Komunālo pakalpojumu tipus (elektrība diena, elektrība nakts, aukstais ūdens, karstais ūdens, apkure, gāze, ja piemērojams).
- Tarifu uz vienību katram (€/kWh, €/m³ utt.).
- Koplietošanas telpu sadalīšanas noteikumus (pēc m² daļas, pēc vienlīdzīgas sadalīšanas vai pēc skaitītāja proporcijas).
- PVN noteikumus uz maksājuma tipu.
- Norēķinu periodu (kalendāra mēnesis vai pielāgoti sākuma/beigu datumi).
Kad konfigurēts, rēķinu ģenerēšana ir viena darbība. Jūs izvēlaties ēku, izvēlaties norēķinu periodu, un platforma izvelk katru apstiprināto rādījumu, piemēro pareizo tarifu, apstrādā koplietošanas telpu sadalījumus, pievieno PVN, kur vajadzīgs, un izveido rēķinu katram dzīvoklim. 137 rēķini aptuveni 30 sekundēs.
Kļūdu līmenis krītas līdz tām kļūdām, kas eksistē sākotnējos rādījumos — tāpēc foto pārbaudes solis ir tik svarīgs. Ja rādījums ir pareizs un tarifi ir konfigurēti pareizi, rēķins ir pareizs. Nav formulas, ko nepareizi ierakstīt, nav šūnas, ko pārrakstīt, nav kopēšanas-kļūdas.
3. solis: Izplatīšana un saskaņošana bez izklājlapas
Trešā pārmaiņa ir kur lielākā daļa mazo portfeļu pārvaldnieku atsakās no automatizācijas. Viņi aprēķinājuši rēķinus savā platformā, bet joprojām eksportē uz Excel, formatē kā PDF un sūta pa e-pastu vienu pēc otra. Vai izdrukā un izplata papīra rēķinus pastkastītēs kāpņu telpā.
Pareiza rēķinu platforma sūta rēķinus tieši. Katrs iedzīvotājs saņem e-pastu (vai portāla paziņojumu) ar savu rēķinu kā tīru PDF vai portāla skatu. Rēķins rāda patēriņa sadalījumu, summu, kas jāmaksā, maksājuma atsauces numuru un maksājuma saiti, ja tiešsaistes maksājums ir konfigurēts. Nav Excel formatēšanas. Nav pasta sapludināšanas. Nav drukāšanas izmaksu.
Iedzīvotājiem, kuri nelieto e-pastu — un Baltijas ēkās vienmēr ir daži — platformai joprojām jāļauj ģenerēt drukājamu PDF fiziskai izplatīšanai. Jūs nezaudējat papīra iespēju; jūs vienkārši pārstat lietot to visiem.
Tad nāk bankas saskaņošana, kur slēpjas īstās stundas. Pēc tam, kad nosūtāt 137 rēķinus, aptuveni 130 cilvēki maksās. Jūs lejupielādējat bankas izraksta CSV no Swedbank vai SEB, atverat to Excel un saskaņojat maksājumus ar rēķiniem vienu pēc otra. 50 dzīvokļu ēka prasa 2-3 stundas. 137 dzīvokļu portfeļis prasa pilnu dienu.
Automatizēta saskaņošana to apgriež. Jūs augšupielādējat bankas izraksta failu. Platforma saskaņo maksājumus ar rēķiniem, pamatojoties uz atsauces numuriem un summām. Saskaņotie maksājumi tiek atzīmēti kā samaksāti automātiski. Nesaskaņotie maksājumi — trīs cilvēki, kuri maksāja nepareizu summu, vai viens, kurš izmantoja nepareizu atsauces numuru — tiek atzīmēti manuālai pārbaudei. Viss pārējais ir paveikts.
50 dzīvokļu ēkai tas samazina saskaņošanu no 2-3 stundām uz aptuveni 15 minūtēm. 137 dzīvokļu portfeļim no pilnas dienas uz mazāk par stundu.
Faktiskie laika ietaupījumi, izmērīti
Es izsekoju laiku pirms un pēc automatizētas komunālo maksājumu aprēķinu ieviešanas 42 dzīvokļu ēkai Āgenskalnā. Lūk, reālie dati:
| Uzdevums | Manuāli (stundas/mēnesī) | Automatizēti (stundas/mēnesī) | Ietaupīts |
|---|---|---|---|
| Rādījumu vākšana | 4.5 | 0.5 (foto pārskats) | 4.0 |
| Rēķinu aprēķināšana | 3.0 | 0.2 (vienklikšķa ģenerācija) | 2.8 |
| Rēķinu izplatīšana | 2.0 | 0.1 (auto-e-pasts) | 1.9 |
| Bankas saskaņošana | 2.5 | 0.5 (izņēmumu pārskats) | 2.0 |
| Strīdu risināšana | 1.5 | 0.3 (foto pierādījumi) | 1.2 |
| Kopā | 13.5 | 1.6 | 11.9 |
Tas ir gandrīz 12 stundas ietaupītas mēnesī vienai ēkai. Četru ēku portfeļim ietaupījumi komplicējas — jūs nedarāt katru soli četrreiz, jo sistēma apstrādā visas ēkas vienā darbplūsmā. Kopējais četrām ēkām bija aptuveni 22 stundas ietaupītas mēnesī.
Tallinas īpašumu pārvaldnieks, kuru es minēju, no "tumšās nedēļas" (piecas dienas rēķinu aprēķinu) gāja uz aptuveni trīs stundām mēnesī visās sešās ēkās. Viņa tagad pavada atbrīvoto nedēļu uz uzturēšanas pārbaudēm, iedzīvotāju komunikācijai un valdes sanāksmēm — darbs, kas patiesībā prasa cilvēku.
Kas par iedzīvotājiem, kuri atsakās piedalīties?
Katrs īpašumu pārvaldnieks jautā to, un tā ir leģitīma bailes. Kas, ja iestatāt portālu un puse ēkas to nelieto?
Lūk, kas patiesībā notiek. Ēkā, ko es izsekoju, pirmajā norēķinu ciklā 58% iedzīvotāju iesniedza caur portālu. Trešajā ciklā tas bija 81%. Sestajā — 89%. Izturētāji bija gandrīz pilnībā gados veci iedzīvotāji, kuri vai nu neja mobilās telefonus, vai negribēja mācīties jaunu sistēmu.
Risinājums nav piespiest viņus. Tas ir pieņemt viņu rādījumus pa tālruni vai personīgi un ievadīt tos sistēmā pašam. Jūs joprojām saņemat automatizētās aprēķinu un izplatīšanas priekšrocības — jūs vienkārši apstrādājat ievadi manuāli tiem dažiem mājsaimniecībām. Mūsu ēkā tas ir pievi no 42. Pieci manuāli ieraksti ir apstrādājami. 42 manuāli ieraksti nav.
Foto funkcija šeit arī palīdz. Pat iedzīvotāji, kuri iesniedz rādījumus pa tālruni, var tikt lūgti nosūtīt foto caur WhatsApp vai īsziņu. Jūs pārbaudāt rādījumu pret foto pirms ievades. Nav vairāk "es domāju, ka teicu 4521, bet varbūt bija 4251" strīdu.
Kļūdu samazināšana, par ko neviens nerunā
Laika ietaupījumi saņem visu uzmanību, bet kļūdu samazināšana var būt lielāks ieguvums. 42 dzīvokļu ēkā, ko es izsekoju, mums bija vidēji 3-4 rēķinu kļūdas mēnesī ar manuālu sistēmu. Pārrakstīti cipari, nepareizs tarifs, koplietošanas telpu sadalījums aprēķināts uz veciem m² datiem, PVN aizmirsts uz maksājuma tipu.
Katra kļūda maksā laiku, lai atklātu, izlabotu un paziņotu. €180 pārmaksā nozīmē tālruņa zvanu, atvainošanos, labotu rēķinu un iedzīvotāju, kurš tagad apšauba katru rēķinu. Gada laikā tās kļūdas grauz uzticību valdei un rēķinu procesam.
Ar automatizāciju un foto pārbaudi kļūdas samazinājās līdz aptuveni vienai reizi divos mēnešos — un tās gandrīz vienmēr bija tarifu konfigurācijas kļūdas, kas ietekmēja visu ēku un tika noķertas pirmajā norēķinu ciklā. Individuālās rēķinu kļūdas būtībā pazuda.
Kad pāriet
Ja pārvaldat vienu ēku ar mazāk nekā 20 dzīvokļiem un jūsu tarifi ir vienkārši, manuāla rēķinu izrakstīšana ir sāpīga, bet izturama. Zem 20 dzīvokļiem laika investīcija ir 5-8 stundas mēnesī, kas ir kaitinoši, bet ne katastrofāli.
Lūzuma punkts ir 30+ dzīvokļi vai vairākas ēkas. 30 dzīvokļos jūs tērējat 8-12 stundas mēnesī rēķinos — tā ir pilna darba diena, kas varētu iet uz kaut ko citu. 50+ dzīvokļos jūs esat 15-25 stundu diapazonā, un kļūdas uzkrājas. 100+ dzīvokļu vairākās ēkās jūs zaudējat nedēļu katru mēnesi.
Rēķinu platformas izmaksas ir parasti €0,50-€2 uz vienību mēnesī. 50 dzīvokļu ēkai tas ir €25-100/mēnesī. Ietaupītais laiks ir vērts 15+ stundas, kas jebkurā saprātīgā darbaspēka izmaksā pārsniedz abonēšanu.
Padariet matemātiku savai ēkai. Ja jūsu laiks ir vērts vairāk nekā €2 uz vienību mēnesī — un tas ir — automatizācija atmaksā sevi no pirmā norēķinu cikla.
Ja pavadāt vairāk par vienu dienu mēnesī komunālo maksājumu aprēķinos, izmēģiniet Urbaneta bez maksas — 14 dienu izmēģinājums, bez kredītkartes. Iestatiet vienu ēku ar jūsu īstiem tarifiem un izvediet pilnu norēķinu ciklu, lai redzētu tieši, cik stundas jūs atgūstat.
